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兰州大学后勤集团材料管理暂行办法[2012]10

兰州大学后勤集团材料管理暂行办法

后勤集团发〔2012〕10号

第一章 总则

第一条 为加强兰州大学后勤集团各类材料管理,降低材料采购成本,提高经济效益,加强廉政建设,根据兰州大学采购和招标管理与监督办法》(校办字〔200817号)、《兰州大学后勤集团财务管理暂行规定》,结合兰州大学后勤集团(以下简称后勤集团)实际,特制定本办法。

第二条 本办法中的材料是指后勤集团各中心在服务经营及工程施工过程中为耗用或者销售而持有的各种资产,包括原材料、工程材料、低值易耗品、自制半成品、产成品、库存商品等。

第三条 后勤集团各类材料实行统筹计划、准入招标、集中采购、分散管理、全程监督的管理体制。

第二章  采购程序

第四条 总经理办公室为集团材料物资采购职能管理部门。集团所有材料采购,均由办公室组织,各中心具体实施。

第五条 中心根据现有存货量及经营情况制定材料需求计划,经中心主任及集团主管领导审批后上报总经理办公室。

第六条 对于价格波动频繁且需求量较大的材料应当按月编制材料需求计划,并于每月前5个工作日报总经理办公室;对价格较稳定且需求量小的材料应当按季度编制材料需求计划,并于每季度前15个工作日报出。

第七条 总经理办公室应及时分类汇总各中心上报的需求计划,并会同质检部、财务部及相关中心进行审议,按照最低存货量及经济订货批量要求合理制定采购计划,经后勤集团办公会议审核后列入集团材料采购计划。

第八条 后勤集团单项或批量价值超过2万元(含2万元)以上的大宗物资采购应严格按照兰州大学采购和招标管理与监督办法》(校办字〔200817号)的规定采取公开招标总经理办公室组织实施招标工作。

第九条 各类材料采购均实行准入招标制度。对达到招标要求且手续完备的集团采购计划,由总经理办公室会同各中心相关人员,对不少于三家的中标单位报价和市场价格进行对比,选择最具性价比的供应单位,并将材料采购方案报总经理办公室、财务部。

第十条 对采购量大但未达到招标或不适宜招标要求的材料,总经理办公室应会同学校有关部门及各中心,对拟采购材料进行必要的市场调查符合要求的供货商进行考察,形成书面材料报财务部备案。与备案供应商建立框架协议,每次采购时对不少于三家的备案供应商报价和市场价格进行对比,选择最具性价比的供应商签订采购合同。

第十一条  对饮食材料中的青菜、副食品和干调类等农产品应尽可能通过农校对接途径采购如暂无途径的应明确等级和价格,随行就市,按质论价进行采购。安全质量监督组织集团相关人员组成市场信息调查组,定期到批发和零售市场进行询价,获取最新价格信息,及时反馈给集团领导、财务部及各中心采购部采购部应以最新价格信息为依据,实施采购。

第十二条  对垄断型单一来源的材料采购,实行单一来源询价定价采购。经总经理办公室、安全质量监督部、财务部及中心人员市场调查,确认为单一来源的材料,可直接采购。

第十三条  对突发性抢修所需的应急材料或未报计划但工作中紧急需要的特殊材料,各中心应口头请示,经相关领导同意后方可采购,并及时补办相关手续。采购金额1万元以内的,经主管领导同意后方可采购;超过1万元但低于2万元的,经集团总经理同意后方可采购。2万元以上的须按照兰州大学采购和招标管理与监督办法》(校办字〔200817号)的规定采购。

第十四条  在材料物资采购过程中,经人员、保管人员、市场信息人员、审批人员不得交叉兼任,不得干预各自职责范围以外的他人工作。

第十五条  各中心依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况,对有可能影响生产或工程进度的异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案,上报集团总经理。对重要材料建立合同履约过程中的巡视、点检和监造制度,并妥善保管巡检过程中各类资料,确保采购过程的可追溯性。

第十六条  财务部应会同各中心制定各类材料的最高储备定额,未经后勤集团办公会议批准不得超额采购,否则财务部有权拒付货款。如因特殊情况需要超储采购时,必须经过后勤集团办公会议批准,财务部方可办理相关业务。 

第三章  验收入库

第十七条  采购员、管理员和保管员人必须同时对采购材料进行检验接收,并按照合同约定结合材料特性确定必检材料目录,逐一核对材料数量、规格、质量,并检查质量保证书、商检证书或合格证等,验收时涉及技术性强的材料,应进行专业测试,必要时可委托具有检验资质的机构或聘请专家协助验收。

第十八条 对验收合格的材料,由库房保管人员填写材料入库单,登记材料台账,中心财务人员携带材料入库单和合法发票办理付款手续。

第十九条 对于不合格材料,依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货的,造成的损失应当按照合同约定索赔。

第二十条  材料在验收中发现数量短缺时,应及时追查原因,并由经办人写出书面报告,经集团主管领导批准后,方可按有关规定处理,不得随意核销。 

第二十一条  各中心采购的原材料,必须具有税务部门印制的正式发票方可办理财务结算。对一些农民自产自销的农、林、副产品,如确实没有发票的,应填制自购申请单,经批准后按以上程序验收入库。

第四章  日常管理

第二十二条  对已经验收入库的材料,应根据其特性选择适宜的条件妥善储存,做好防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害、防变质等保管工作。对露天堆放的原材料,应采取有效措施确保其安全、完整和有效。

第二十三条  材料在不同仓库之间流动时,应当办理材料出入库手续。

第二十四条 各中心应对库存材料进行每日巡查和定期检查,详细记录库存情况。发现毁损、变质迹象的,应及时报告中心主任及主管领导,同时积极查找原因,出具材料毁损或变质报告书,经集团总经理审批同意后报财务部进行相应处理。

第二十五条 集团所有仓库必须执行人员出入登记制度,未经授权人员不得接触原材料。

第二十六条 领用各类材料时必须填写领料单,领料单应注明领用部门或工程项目、具体用途、品名、规格、数量和领用人姓名,并由领用部门负责人审核批准。

第二十七条 领用低值易耗品及维修工具,除办理以上审批手续外,原则上必须以旧换新,详细登记使用去向,如无旧物,需书面报告实际情况,经集团主管领导审批同意后,方可领用。

第二十八条 对一次性领用1万元以上的大宗材料、单价1千元以上的贵重材料或危险品的,经中心主任签字同意后,由主管领导审批后方可办理材料出库手续领用原材料。

第二十九条 库管员应严格按照领料单发货,对不可分割或不便分割的材料,应及时敦促领料人对余料办理退料手续。服务经营和工程施工领用材料有剩余时,均须办理退料手续。退料时应逐项填写领料单,注明领用部门或工程项目、具体用途、品名、规格、退回数量等,并用红字填写数量、金额,所退回的材料仓库验收后作为仓库增加材料的依据,财务部门据以冲减中心经营费用或工程成本。严禁余料不退或挪作他用。

第三十条 经领料人签名确认后,库管员根据每天的领料单编制出库单。每月将上月21日至当月20日领用材料分类汇总后,填制当月材料消耗汇总表和材料汇总收支报表,于当月25日之前报财务部。

第三十一条 财务部根据当月各部门上报的材料消耗汇总表和材料汇总收支报表进行账务处理。

第五章 盘点清查与处置

第三十二条  材料清查实行永续盘存制。

第三十三条 各中心至少每半年对实际库存进行一次全面的盘点,核实材料实际库存数与账面数是否相符,对差异情况和原因及时进行分析,并积极进行整改。

第三十四条 财务部组织定期或不定期的材料盘点工作,由各部门配合全面清点库存材料,检查各类物资的实际库存数与账面数是否相符,发现问题查找原因并提出处理意见,形成书面报告递交后勤集团办公会议审议。

第三十五条 各中心无权对材料进行转让、置换或挪作他用,确需处置的,由中心提交处置报告后,经集团办公会议审议报学校国资处批准后方可进行。

第三十六条 本办法自发布之日起实施。